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社員情報管理

利用する社員を登録します。
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①「社員新規登録」ボタン  社員情報を1人1人登録したい場合に使用します。
②「社員検索」ボタン 社員コード/氏名/ログインID/タイムレコーダー(状態)/所属/入社年/権限グループ/締日グループ/支給形態 からの検索や絞り込みをしたい場合に使用します。
③「ファイル入出力」ボタン 社員情報を外部から「Focus U」へ一括でアップロードしたい場合や、「Focus U」から外部へ一括ダウンロードしたい場合に使用します。
④「前へ」「次へ」ボタン 社員の表示を切り替えるときに使います。
(1ページあたりの表示は10・20・30・40・50・100人の選択が可能です。)
⑤選択して削除

社員情報を削除したい場合に使用します。
⑥のチェックボックスにチェックを入れると、ボタン右側に削除対象人数が表示されます。
また⑥のタイトル部のチェックボックスにチェックを入れると、表示中ページの全員の社員に一括でチェックを入れることができます。
【注意】
一旦削除すると、「Focus U」上のデータは削除され、元に戻すことはできません。
削除の際は充分にご注意ください。
なお、一括削除の機能を使っても、ユーザー管理者のうち法人管理者(チェックボックスがない社員)は削除できないようになっています。

⑥チェックボックス  ⑤の「選択して削除」の機能を使用する際に、削除したい社員行でチェックを入れます。
⑦タイムレコーダー 「有効」の状態で、出退勤打刻や「Focus U タイムレコーダー」へログインが可能になります。
退職や休職等で「無効」にしたい場合は、⑩の氏名をクリックし、マイページ編集画面の「タイムレコーダー」タブにある、「アカウント状態」を「無効」に変更することで、その社員の出退勤打刻やログインができなくなります。
なお、「無効」の場合でもユーザー管理者側からは引き続きその社員の過去のデータの確認は可能です。
(ユーザー管理者のうち法人管理者は「無効」への変更ができません。)
⑧所属 所属を選択している場合に表示されます。初期値は「本社」になります。
⑨社員コード           「Focus U」で管理する社員ごとのコードです。
※社員情報の一括アップロード機能を使った場合は、勤怠就業管理ソフト(給与計算ソフト)側の社員(従業員)コードが初期値となります。
⑩氏名

各氏名をクリックすると、その社員の各種設定がマイページ編集画面で修正できるようになります。
※なお、「管理者メニュー」 - 「基本設定」 - 「基本」の「ICカード登録件数」を「表示する」に設定変更した場合に限り、氏名の右横に「(ICカード登録件数)」が表示されます。
これはICカード打刻のうち、「ピットタッチ・プロ2」を使って打刻をする場合の各社員が登録しているICカード登録件数の表示機能になります。

⑪ログインID Focus U」へログインのほか、各タイムレコーダーを利用する際に必要となるログインIDです。
このログインIDは、初期値8桁の数字で自動生成されます。
自動生成されたログインIDは変更ボタンから変更することができます。
⑫パスワード状態 Focus U」へログインのほか、各タイムレコーダーを利用する際に必要となるパスワード情報を、個別に生成・配付するときに使用します。
「印刷」をクリックすると、社員個人の打刻やログイン時のパスワード情報がPDF出力され、パスワードが有効になります。
【注意】パスワードのPDF出力操作は1回限りです。
これはPDF出力後、システム側で各社員のパスワード情報が暗号化処理されるためです。
よって「印刷」をクリックした後は、必ずPDFファイルの印刷またはファイル保存作業までを連続して行ってください。
⑬「一括印刷」ボタン(パスワード) 上記⑫のパスワードを一括で生成するときに使用します。
「一括印刷」(パスワード)をクリックすると、すべての未生成社員のパスワード情報が一括でPDF上に出力され、パスワードが有効になります。
【注意】⑫の注意事項と同様
⑭パスコード状態 タイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を使用する際に必要となるパスコード情報を、個別に生成、配付するときに使用します。
「印刷」をクリックすると、社員個人の打刻時に必要となるパスコード情報がPDF出力され、パスコードが有効になります。
【注意】パスコードのPDF出力操作は1回限りです。
これはPDF出力後、システム側で各社員のパスコード情報が暗号化処理されるためです。
よって「印刷」をクリックした後は、必ずPDFファイルの印刷またはファイル保存作業までを連続して行ってください。
⑮「一括印刷」ボタン(パスコード)   上記⑭のパスコードを一括で生成するときに使用します。
「一括印刷」(パスコード)をクリックすると、すべての社員のパスコード情報が一括でPDF上に出力され、パスコードが有効になります。
【注意】⑭の注意事項と同様

 

 

  

氏名をクリックすると、さらに「マイページ編集」画面に移ります。
「マイページ編集」画面は「共通」タブと「タイムレコーダー」タブに分かれます。

【マイページ編集 「共通」タブ】
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基本情報       
①ログインID            

「Focus U」へのログインのほか、各打刻機能を利用する際に必要となるログインIDです。
変更ボタンから、ログインIDを変更することもできます。

②パスワード 「Focus U」へのログインのほか、各打刻機能を利用する際に必要となるパスワードです。
再発行ボタンから、パスワードを再発行することもできます。
③社員コード 「Focus U」で管理する社員毎のコードです。
④敬称 必要に応じMr.Mrs.Ms.Dr.Prof.から選択します。
(Webタイムレコーダーを英語表示で運用した場合の表示で使用します)
⑤氏名 社員の氏名を設定する項目です。
⑥ふりがな 社員のふりがなを設定する項目です。
⑦メールアドレス1~3 1人に対してメールアドレスを3つまで設定することができます。
社内情報  
⑧入社日  社員の入社年月日を設定する項目です。
⑨所属 <管理者のみ設定、編集可能項目>
「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「共通」-「所属マスタ」で設定した所属をここで選択します。
※「所属マスタ」の設定を、初期値のままでお使いの場合は、「本社」扱いとなります。
⑩役職 社員の役職を設定する項目です。
⑪権限グループ

<管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理 -「共通」-「権限グループマスタ」で設定した権限グループをここで選択します。
選択した権限グループに応じて、勤務状況管理で表示される社員数が変わります。
※権限グループの初期値は「ユーザー」または「ユーザー管理者」からの選択になります。
※法人管理者は「ユーザー管理者」で固定になります。

連携情報  
⑫勤怠就業管理ソフト用コード 別に運用している勤怠就業管理ソフトの社員コードと、「Focus U」のログインIDが異なる場合に、こちらの項目でお使いの勤怠就業管理ソフトの社員コードを設定しておきます。
これにより打刻情報を勤怠就業管理ソフトへ連携させる際の、社員特定が可能になります。
⑬給与計算ソフト用コード 別に運用している給与計算ソフトの社員コードと、「Focus U」のログインIDが異なる場合に、こちらの項目でお使いの給与計算ソフト上の社員コードを設定しておきます。
これにより勤怠情報を給与計算ソフト上へ連携させる際の、社員特定が可能になります。
その他  
⑭メモ

備考欄として必要に応じ使用する項目です。

 

【マイページ編集 「タイムレコーダー」タブ】

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基本情報       
①アカウント状態            

「有効」の状態で、出退勤打刻や「Focus U」へのログインが可能になります。
退職や休職等で「無効」にした場合は、社員自ら出退勤打刻や「Focus U」のログインができなくなります。(「無効」の場合でも管理者側は引き続き確認が可能です。)

②パスコード WEBタイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際に必要となるパスコードです。
再発行ボタンから、パスコードを再発行することもできます。
③タイムレコーダー表記名 WEBタイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際の、表記名を変更したい場合に使用します。
入力されている場合は、こちらの設定が優先表示され、空欄の場合は、共通タブ⑤の氏名で設定した内容が用いられます。
(例)社内に「佐藤」という姓が多いので、タイムレコーダー上は略称やあだ名、通称を表示させ、スムーズに選択させたい場合。
④タイムレコーダー表記名ふりがな WEBタイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際の、頭文字選択時の表記名を変更したい場合に使用します。
入力されている場合は、こちらの設定が優先して使用され、空欄の場合は、共通タブ⑥のふりがなで設定した内容が用いられます。
(例)社内「さとう」という姓が多いので、タイムレコーダー上は略称やあだ名、通称を表示させ、スムーズに選択させたい場合。
⑤マイタイムレコーダー言語設定 自分のPCで打刻を行う「マイタイムレコーダー(打刻のみ)」の表示を、「日本語」または「英語」に設定変更することができます。※初期値は「日本語」で設定されています。
⑥LINE打刻

LINE打刻を許可する社員とするかどうかを選択します。
(初期値は「許可しない」になっています。)

「許可する」の設定を「許可しない」に変更した場合は、変更した時点でその社員はLINE打刻が使用できなくなります。

なお、「アカウント強制クリア」※1の赤いボタンは、端末の買い替え等で、新しい端末上で引き続きLINE打刻を利用する場合、旧端末のLINE上で紐づけていたログインIDを、管理者側で強制解除するときに使用します※2。

※1 「アカウント強制クリア」の赤いボタンは、LINE打刻が「許可する」の設定で、且つ端末上で認証が行われている場合にのみ表示されます。
※2 故障、紛失、盗難などにより、今まで使用していた端末上で、設定変更などの処理が出来ない場合も含みます。

LINE打刻の詳細へ

⑦ICカード登録状況

ICカード打刻のうち「ピットタッチ・プロ2」を利用する場合において、登録したICカードの登録日時の確認と削除ができます。
また複数のICカードを登録した場合は、見分けがつくようにメモ欄にコメントを入れることができます。(最大10文字まで。なお、メモ欄の内容は、管理者権限のないユーザーでも修正が可能です。)

【注意】こちらの表示は事前に管理者メニュー - タイムレコーダー設定 - 基本 の「ICカード登録件数」を「表示する」に設定変更しておく必要があります。

社内情報  
⑧締日グループ <管理者のみ設定、編集可能項目>
「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「タイムレコーダー」-「締日グループマスタ」で設定した締日グループをここで選択します。

【注意】社員情報の一括取り込みの機能を使用した場合は、「管理者メニュー」-「基本設定」の「締日グループ設定」で選択した締日が初期選択となります。

【注意】「管理者メニュー」-「勤務状況管理」-「月確定」 で、確定済みの勤務データが存在する場合は「締日グループ」の変更はできません。

 よって、同じ社員を違う締日グループに変更したい場合は、新しい社員として新規追加のうえ締日グループを選択し直していただく必要があります。

⑨支給形態 <管理者のみ設定、編集可能項目>
「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「タイムレコーダー」-「支給形態マスタ」で設定した支給形態をここで選択します。
⑩勤務時間

<管理者のみ設定、編集可能項目>
「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「タイムレコーダー」-「勤務時間マスタ」で設定した勤務時間をここで選択します。
【注意】社員情報の一括取り込みの機能を使用した場合は、「管理者メニュー」-「基本設定」の「勤務時間設定」で選択した勤務時間が初期選択となります。

⑪承認者初期値 <管理者のみ設定、編集可能項目>※ワークフロー機能使用時のみ表示
ここで選択しておいた承認者が、ワークフロー申請時の承認者の初期値として扱われます。
選択できるのは、ユーザー管理者権限または、「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「共通」-「権限グループマスタ」で、「ワークフロー承認権限」を「あり」にした権限グループを社員情報管理で紐づけている社員となります。
なお、ワークフロー機能を使用するには、「管理者メニュー」-「基本設定」-「基本」の「ワークフロー機能」上にて、あらかじめ「使用する」を選択しておく必要があります。
利用オプション情報  
⑫工数管理 工数管理オプション機能を使用するかしないかを社員毎に設定します。
こちらの選択はトライアル中のお客様と、工数管理オプションを契約しているユーザー様のみ選択ができます。

 設定、編集後は必ず「上記内容で設定」ボタンをクリックします。

【重要】 パスワード、パスコード再発行処理について

●「パスワード」または「パスコード」のPDFファイルの印刷、保存をしないうちに、印刷済となってしまった。
●社員自らが変更した「パスワード」または「パスコード」を、本人が失念してしまい、打刻やログインができなくなってしまった。

このような場合は管理者側で、各社員への「パスワード」または「パスコード」の再発行処理を実行する必要があります。
(再発行処理は1人1人の個別出力となります。)

(例)渋谷 雄二さんの「パスワード」または「パスコード」を再発行する場合

1.再発行したい社員の氏名をクリックします。
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2.「パスワード」を再発行する場合は、「共通」タブから「パスワード」の再発行ボタンをクリックします。「パスコード」を再発行する場合は、「タイムレコーダー」タブから「パスワード」の再発行ボタンをクリックします。 
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3.現在の暗号化処理された「パスワード」もしくは「パスコード」を初期化して再発行する旨の画面が表示されます。
 画面の内容を確認し、「再発行」のボタンをクリックします。
 「再発行」のボタンをクリック後、必ずPDFファイルの保存もしくは、印刷を実行してください。

※画像は「パスワード」の再発行の場合を例にしています。

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新たに生成したこちらの「パスワード」または「パスコード」を、社員側に改めて通知してください。

【注意】
「パスワード」または「パスコード」の再発行処理自体は何回でも可能です。
ただし、再発行処理の都度、社員側は新しく生成された「パスワード」または「パスコード」での打刻やログインが必要になります。
(管理者側で再発行処理を実行した時点で、社員側は次回の打刻やログイン時に「旧パスワード」または「旧パスコード」による、打刻やログインが不可能となります。)

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