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アカウント新規発行・再発行時の「PDF」と「メール」の違い、並びに「メール」設定時のユーザー管理者側と社員側の関係性について

管理者メニュー - 基本設定 - アカウント で、「PDF」または「メール」を選択した際の違いは以下のとおりです。

 

●「PDF」を選択した場合

社員情報管理からログインIDとパスワードが記されたPDFファイルをダウンロードします。

そのダウンロードしたPDFファイルを各社員に呈示することにより、その社員がポータルサイトへログインしたり、各打刻サイト上へログインすることが可能になります。

 

メリット:簡単ににログイン情報の配付を完了することができる

デメリット:異なった社員への配付ミスの危険性がある

運用例:各社員へ手渡しなどで簡潔に配付したい場合 等

 

●「メール」を選択した場合

社員情報管理から各社員のメールアドレス宛に認証要求メールを送信します。

続いて、認証要求メール(件名:【Focus U】アカウント認証依頼)を受信した社員が、認証有効期間内に本文に記載されている所定のURLをクリックします。(認証有効期間を1~14日間の幅で設定が可能。)

これにより本人認証が完了します。

折り返し、アカウント通知メール(件名:【Focus U】アカウント通知)を自動受信した社員側は、本文に記載されているログインIDとパスワードを使って、Focus Uポータルへの初回ログインを実行します。

この一連の手順を経由することで、その社員側からの各種打刻処理が可能になります。

 

メリット:メールアドレスによる本人認証を経由したログイン情報の生成、並びにユーザー管理者側の社員毎の処理状況のステータスがを追うことができる

デメリット:あらかじめ社員毎に正しいメールアドレスの設定や重複がないかどうか、並びに送信時の確認作業を行う必要がある

運用例:離れたロケーションにいる社員にタイムリーにログイン情報を配付したい場合 等

 

★「メール」を選択した場合における、ユーザー管理者側と社員側の関係性について

 

●新規アカウント発行時

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※1 認証要求メール送信からやり直さず、個別でPDF出力によるアカウント発行で対応することも可能です

 

その他の社員情報管理 パスワード/認証状態のステータス

「発行済/ー」・・・「メール認証」を使用せず、「PDF出力」による発行処理が完了済みの場合(メール認証機能実装前に既に発行が完了している社員に対しては、すべてこの表示が初期値になります。)

 

●パスワード再発行時

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※1 認証要求メール送信からやり直さず、PDF出力によるパスワード再発行で対応することも可能です

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