社員情報管理 　ー　ファイル入出力（「フォーマット」　弥生給与 Next）

弥生給与 Nextの従業員情報を一括でアップロードしたい場合や、Focus Uに登録済みの社員情報を一括でダウンロードしたい場合に使用します。

従業員情報の登録方法は、以下の2通りあります。
 

その１　「社員情報登録画面上で新規登録する方法」

その２　「社員情報の一括アップロード機能を使って登録する方法」

ここでは、その２「社員情報の一括アップロード機能を使って登録する方法」を説明します。
（その１の「社員情報登録画面上で新規登録する方法」は「社員情報登録」のページでご説明します。）

【弥生給与 Nextの従業員情報を一括でアップロードする場合でご説明します。】

☆弥生給与 Nextの従業員一覧から取り込むことができる情報
「性」「名」「フリガナ・性」「フリガナ・名」「コード」「部門」「役職名」「入社年月日」
の情報を一括で取り込むことができます。

 

☆【重要】スムーズに取り込むために・・・

・弥生給与 Nextで部門設定を行っている方（同一階層で複数部門を設定している方のみ※）

あらかじめ、「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「共通」-「所属マスタ」の設定を弥生給与 Nextで設定している文字列と同一で設定しておいてください。

※ただし、弥生給与 Nextで2階層以上で複数部門を設定している方は、社員情報を一括でアップロードする際に、一律「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「共通」-「所属マスタ」の表示順が先頭の所属名で補完登録されます。
これは弥生給与 Nextからの出力情報が、最下層の部門名称のみの出力仕様によるためです。
社員情報の一括アップロード後、各社員の所属が本来の所属で設定されていない場合は、社員情報管理から適切な所属に変更してください。
 

・弥生給与 Nextで複数の締切日の設定を行っている方

あらかじめ、「管理者メニュー」-「マスタ管理」-「タイムレコーダー」－「締日グループマスタ」で複数の締切日グループの設定を行ってください。
また、「管理者メニュー」-「タイムレコーダー」-「基本設定」-「基本」の「締日グループ設定」で使う頻度の多い締日を設定しておくことで、社員情報の一括アップロード時の各社員の締日グループの初期設定として扱うことができます。

まず、弥生給与 Next側で従業員情報をダウンロードします。

1,従業員メニューから従業員一覧を開きます。

2.「先月より前の退職者を表示」のチェックは外した状態で「ダウンロード」ボタンを押下します。

3.従業員情報のダウンロードのダイアログが表示されますので「ダウンロード」ボタンを押下します。

【重要】【注意】　
「弥生給与 Next」ではダウンロードするCSVファイルの保存先やファイル名の指定はできません。

保存先はお使いの端末のブラウザに依存します。

ファイル名は以下のルールで自動生成されます。
従業員一覧_ダウンロード日時
 

ダウンロードしたCSVファイルがどこに保存されたか分からなくなってしまった場合は、上記ファイル名のルールに基づき検索をするか、改めてダウンロードをし直してください。

【重要】【注意】
ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開かないようにしてください。

Excelの補完機能により、データ形式が変わってしまう恐れがあり、表示不整合の要因にもつながります。
ダウンロード後は、速やかに次の④に進んでください。

これで弥生給与 Nextの従業員情報が書き出されたことになります。

続いて「Focus U」側でアップロード処理を行います。

4.「管理者メニュー」-「社員情報管理」-「ファイル入出力」ボタンを押下します。

5.フォーマットから「弥生給与 Next」を選択します。

6.　3.でダウンロードしたファイルを選択後「アップロード」ボタンを押下します。

7.ファイルアップロードプレビュー画面で内容を確認します。

詳細表示の内容については、下記を参照してください。

【重要】【注意】　弥生給与（デスクトップ版）から弥生給与 Nextに移行した方

弥生給与（デスクトップ版）からアップロードした際の社員情報が既に登録されている状態につき、「スキップ」または「エラー」という表示が中心になります。
※弥生給与 Nextで新規の従業員コードにて従業員登録をしている場合を除く

メッセージ詳細の内容を確認し、通常はそのままでお進みください

8.確認のうえ問題なければ、「登録」ボタンを押下して、アップロードを実行します。

【参考】弥生給与 Nextからダウンロードした従業員情報と、「Focus U」アップロード対象項目一覧

【重要】2回目以降の「社員情報の一括アップロード」について
 

一括アップロードの機能は、何回でも処理が可能です。
2回目以降「社員情報一括アップロードを行う場合、前述の⑥までのフローは同様ですが、
⑦の下記「ファイルアップロードプレビュー」の画面での処理が少し異なります。

その１　同一コードが設定されている行に対し、該当する行をスキップするか、上書きするかを選択します。

　「スキップ」・・・取り込みはしません。←何も既存社員に対し変更する必要がない場合は通常はこちらを選択したままにします。
　「上書き」・・・上書きのうえ取り込みを行います。

　また、これらを「一括選択」機能でまとめて選択することもできます。

　※「上書き」を選択した場合でも、各社員の「ログインID」「パスワード」「パスコード」が変更されることはありません。
 

なお、弥生給与（デスクトップ版）から弥生給与 Nextに移行した方は「スキップ」のままでお進みください。
特に弥生給与 Nextで2階層以上にわたり複数部門を設定している方は、「上書き」選択してしまうと、最下層の部門名称のみが表示される関係で、Focus U側で適切な所属が判定できず、所属マスタの最上位の所属名で上書きされてしまいます。

その２　各行の確認が終わり、すべて「スキップ」の場合は「登録」ボタンを押下しても、登録対象データがない旨のダイアログが表示されます。
一方、1か所でも「上書き」を選択している場合は、「登録」を押下することで、上書きアップロードが可能です。