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for 奉行 FAQ

Q 給与明細のパターンが複数あるのですが

A 複数のパターンを登録し、従業員に割り当てることができます。
 ※「給与体系を使用する」のモードの場合は、一つの給与体系内で更に明細パターンを分けることもできます。
 ※複数のパターンを登録する場合は、従業員に割り当てる数が一番多いテンプレートの順に登録していってください。
 
1.明細出力項目設定(給与)画面の右上のドロップダウンリストから、「(新規テンプレート)」を選択  
2.テンプレート名に任意の名称を入力後、各明細設計を行います。
 設定が終わったら、必ず「設定を保存」ボタンをクリックしてください。
3. 名簿管理/明細出力 画面を開きます。
4.「編集」ボタンより、作成したテンプレートを各従業員毎に選択します。
5.選択後再度給与データアップロードをし直してください。
テンプレートを切り替えた場合は、再度給与データアップロードをし直すことで、最新のテンプレートに表示が切り替わる仕様になっています。 

Q 同一名称の明細項目を2箇所に配置したいのですが、エラーになってしまいます。

A 同一名称の明細項目を選択後、設定を保存しようとすると、当システムでは重複のメッセージが表示され保存できないようになっています。

もし、給与奉行で使用している同じ名称の明細項目を2箇所以上に配置したい場合は、
 
1.給与奉行でいずれかの明細項目名称を変更または、文字の語尾に全角スペース1文字分入れる。
 (スペースをいれるだけで、当システムでは別の文字列の認識になります
2.改めて給与奉行の汎用データ作成からエクスポート。
3.当サービス内の、「明細項目データアップロード(給与)」にて上記ファイルを参照し、再度上書きアップロ
ード。
4.「明細出力項目設定(給与)」で各明細項目を選択配置。
5.保存ボタン。
となります。
 
Q   給与担当者側の法人ログインパスワードを変更するには

A  給与担当者側のログインパスワードは、いつでも変更することができます。

1.「契約情報」から「パスワード」の「変更」ボタンをクリック。
2.『現在のパスワード』『新しいパスワード』『(再入力)新しいパスワード』を入力。
 ※新しいパスワードには半角英数字6文字以上が必要です。
3.「変更する」ボタンをクリック。
次回ログイン時から新しい法人ログインパスワードでの入力が必要となります。
くれぐれもパスワードは失念しないよう、ご注意ください。 (法人ログインパスワード失念の際は、弊社までお問合せください。)
 

Q  「明細項目データアップロード」は毎月行う必要がありますか?

A  「明細項目データアップロード(給与)もしくは(賞与)」は以下のケースで、再度のアップロードが必要となります。

1 ・・・ 給与奉行側で新しい明細項目を追加したとき
2 ・・・ 給与奉行側で使用中の明細項目名称を修正したとき
 
よって前月(前回)と明細項目設定に全く変更がない場合は、アップロードをし直す必要はありません。
 

Q  アップロードした給与/賞与データを一度削除したい

A  給与/賞与データを誤って違う月日でアップロードしてしまったり、一度アップロード後に給与奉行側で修正を行った場合などで、一度アップロードしたデータを削除したい場合は以下の流れになります。

1.「給与/賞与データ確認・削除」をクリック
2.削除したい月の「削除」ボタンをクリック
(削除前に「確認」ボタンで内容を確認することをお薦めします)
3.確認メッセージが表示されるので、削除してよいかどうかを必ず確認のうえ「OK」ボタン
これで削除ができます。
なお、一旦削除したデータは薄い表示になり、削除履歴が残るようになっています。
 

Q  ある従業員のみログイン不可としたい(退職時等)

ある特定の従業員のみ、ログイン不可とする場合は以下のいずれかの作業が必要です。
その1. 従業員には今後ログインさせたくないが、給与担当者としては過去の履歴を保持しておきたい

1.名簿管理/明細出力をクリック
2.該当従業員の「編集」ボタンをクリック
3.名簿の編集画面の「アカウント状態」の項目を「有効→無効」に変更
4.「変更前に確認」ボタンをクリック
5.よろしければ「変更する」ボタンをクリック
これで従業員側からは当システムにログインできなくなります。
 
なお、この方法であれば過去の明細を従業員から再度閲覧したいと求められた場合でも、アカウント状態を無効→有効に変更することで再び閲覧できるようになります。

その2. クラウドシステムから削除したい
 
1.名簿管理/明細出力をクリック
2.削除したい従業員行の一列目にあるチェックボックスにチェック
3.一覧表左下の「削除する」ボタンをクリック
4.確認メッセージが表示されるので、よろしければ「はい」をクリック
 
Q  各従業員ごとに明細テンプレートを設定するには(複数テンプレート設定時)

A  初期値では全員「テンプレート1」が選択されていますので、2つ目以降のテンプレートに変更をしたい場合は、

1.名簿管理/明細出力をクリック
2.該当従業員行の「編集」ボタンをクリック
3.「給与明細形式」もしくは「賞与明細形式」の選択肢より、作成した明細テンプレートを選択

【注意】
変更したテンプレートが適用されるのは、次回の給与(賞与)データアップロード分の明細書からとなります。
よって、直近でアップロード済の明細書からテンプレートを変更したい場合は、再度給与(賞与)データアップロードの処理を行っていただく必要があります。
 
(例)4月度の給与データをアップロード済みで、その4月分から新しいテンプレートで明細書を表示させたい場合
1.上記手順で該当従業員毎にテンプレートを変更
2.改めて4月度の給与データアップロードをし直し
Q  「対象年月」と「支給日」の関係(月末締 翌月払時等)

A  給与データアップロード画面の「対象年月」と「支給日」の関係は以下となります。※月末締 翌月払のサイクルの方はご確認ください。
(例)月末締翌月10日支払で、1月31日締 2月10日払いの場合

A 「対象年月」 → 2019年1月
  「支給日」 → 翌月10日でアップロード
⇒ この場合の明細書タイトルは「平成311月分給与」、支給日は「2月10日」と表示
 
B 「対象年月」 → 2019年2月  
  「支給日」 → 当月10日でアップロード
⇒ この場合の明細書タイトルは「平成31年2月分給与」、支給日は「2月10日」と表示
 

Q 従業員側が自らのパスワードを失念してしまった場合はどうすればよいですか?

A パスワードは暗号化処理されていますので、該当従業員に対しパスワードの再発行処理を実行していただく必要があります。

1.名簿管理/明細出力 画面→該当従業員行の「編集」ボタンをクリック
2.名簿の編集画面のパスワード「再発行」のボタンをクリック
3.パスワード発行画面で「はい」のボタンをクリック。
 ※必ずこの段階で、PDFファイルでの保存または印刷を実行してください。
(「Adobe Acrobat Reader」または「Adobe Reader」以外のPDF閲覧ソフトですと、正しく表示されない場合があります。)
4.新たに生成されたパスワード情報を該当従業員へ改めてご通知ください。
 
Q 初回パスワード発行時のPDFファイルの保存・印刷をし忘れたのですが、どうすればよいですか?
 
A パスワードは直ちに暗号化処理され、「印刷済」となってしまいますので、パスワードの再発行処理を各従業員毎に改めて実行していただく必要があります。
 
1.名簿管理/明細出力 画面→該当従業員行の「編集」 ボタンをクリック
2.名簿の編集画面のパスワード「再発行」のボタンをクリック
3.パスワード発行画面で「はい」のボタンをクリック。
 ※必ずこの段階で、PDFファイルでの保存または印刷を実行してください。
(「Adobe Acrobat Reader」または「Adobe Reader」以外のPDF閲覧ソフトですと、正しく表示されない場合があります。)
4.新たに生成されたパスワード情報を該当従業員へ改めてご通知ください。
 
Q 給与奉行側で結婚等により従業員の姓を変更した場合
 
A (例)結婚等により給与奉行側で
「従業員コード1041 金沢恵美子 → 中川 恵美子に変更した場合

変更後、当システムでそのまま給与データのアップロードを行えば、
「1041 中川 恵美子」に氏名が上書き変更されます。 

Q 対応ブラウザは?

A InternetExplorer 11以降、Google Chrome、Firefox、Safariとなります。

Q  退職した従業員に付与していたコードを、新しく入社した従業員のコードとして再付与しても問題ないですか?

A 当サービスでの従業員コードは、 最初にアップロードした従業員に対する固有のIDという認識で保持します。
よって、別の方への従業員コードの再付与は行わないようお願いします。

Q 閲覧開始日を今日にした場合、従業員側は今日のいつから閲覧が可能となりますか?

A アップロードを実行し、完了した時点で閲覧が可能となります。
   なお、先日付でアップロードした
場合は、設定日の深夜0時をまわった時点で閲覧が可能となります

Q いったん退職者も含め余計な従業員分もアップロードしてしまった。この場合直ちに人数のカウント対象となってしまいますか?
 
A いいえ。当サービスは弊社最終営業日のお昼の時点での利用人数(有効人数)でカウントしますので、一時的に多くのアップロードを行ったとしても、すぐに削除いただければ問題はございません。
 
Q 来月から社名変更の予定である。表示社名を変更するにはどうすればよいか?また、変更後の過去の明細書の表示社名はどうなりますか?
 
A クラウド側での社名変更は、ユーザー様側では変更できませんので、弊社サポート宛ご連絡ください。(変更事項届出書のご提出が必要です。届出書はこちら)
 
なお、弊社側での変更完了後、過去の明細書も変更後の新社名に一律変更となります。
旧社名での明細書が必要な場合は、変更前にPDF出力の機能を使ってファイル保存、もしくは印刷処理を行うようにしてください。
 
Q 「次回から自動的にログイン」機能の使い方
 
A 法人ログインと従業員ログイン(PC版のみ)に、「次回から自動的にログイン」の機能を実装しています。
「毎回IDやパスワードを入力するのが手間」という方は、下記手順を参考にしてください。

※但し、毎回必要情報を入力しログインするよりかは確認が楽になる反面、セキュリティ面が犠牲になります。
当機能をお使いになる方はご自身の責任のもとでご利用いただきますようお願いいたします。
1.ログイン情報を入力し、「次回から自動的にログイン」にチェックを入れ、一度ログイン。
2.ログイン後、お気に入り(ブックマーク)保存。
3.保存後、ログアウトを押さず、ブラウザの閉じるボタン(「×」ボタン)で毎回閉じる。
4.次回からお気に入り(ブックマーク)からの起動で、1.の操作がカットできます。
なお、前回ログイン後、一度もログインせずに4週間が経過すると、上記設定はクリアになり、再度設定が必要となりますのでご注意ください。
 
Q  明細項目は何文字まで表示が可能ですか?
 
A 最大で全角12文字まで表示可能です。 
但し、以下の機能では頭から全角6文字分または全角7文字分の表示となりますのでご注意ください。
・「明細出力項目設定(給与)」「明細出力項目設定(賞与)」の画面→全角6文字分まで
・PDF出力時→全角7文字分まで
 
Q  スマートフォン・携帯電話の対応は?
 
A Apple iOSGoogle Android、携帯電話(docomoauSoftBank)に対応しています。
  ※機種固有の特性により正しく動作しない場合があります。
  ※SSL通信に対応していることが必要です

 

 

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