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社員情報管理

「Focus U タイムレコーダー」を利用する社員を登録します。

 

①ファイル入出力  社員情報を外部から「Focus U」へ一括でアップロードしたい場合や、「Focus U」から外部へ一括ダウンロードしたい場合に使用します。
②前へ次へ 社員の表示を切り替えるときに使います。
(1ページあたり100人の表示となります。)
※登録されている社員数が101人以上の場合のみ
③並び替え ドロップダウンリストから表示順を選択し、並び替えることができます。
社員コード・所属・状態・ログインID・氏名・パスワード状態・パスコード状態のそれぞれの昇順と降順の選択ができます。
※初期値は社員コード(昇順)となっています。
※ここで並び替えた表示順序は、勤務状況管理の社員一覧または勤務状況集計、並びにファイル出力時の表示順序として使用されます。
④削除

社員情報を削除したい場合に使用します。
チェックボックスにチェックを入れると「削除ボタン」が表示されます。
タイトル部のチェックボックスにチェックを入れると、表示中ページの全員の社員に一括でチェックを入れることができます。
【注意】
ただし、一旦削除すると、元に戻すことはできませんので充分にご注意ください。
また、一括削除の機能を使っても、すべての社員を削除することはできません。
これは管理者権限のある社員は、必ず最低1人は残す必要があるためです。

⑤状態 「有効」の状態で、出退勤打刻や「Focus U」へログインが可能になります。
退職や休職等で「無効」にしたい場合は、⑦の氏名をクリックし、編集画面上でアカウント状態を「無効」に変更することで、社員自らの出退勤打刻やログインができなくなります。
(「無効」の場合でも管理者側からは引き続き確認は可能です。)
⑥社員コード            「Focus U」で管理する社員ごとのコードです。
※社員情報の一括アップロード機能を使った場合は、勤怠就業管理ソフト(給与計算ソフト)側の社員(従業員)コードが初期値となります。
⑦氏名 各氏名をクリックすると、その社員の各種設定が編集できるようになります。
⑧ログインID Focus U」へログインのほか、タイムレコーダーの「打刻兼ログイン」「IDとパスワードで打刻」を利用する際に必要となるログインIDです。
このログインIDは8桁の数字で自動生成されます。
自動生成されたログインIDは変更ボタンから変更することができます。
⑨パスワード Focus U」へログインのほか、タイムレコーダーの「打刻兼ログイン」「IDとパスワードで打刻」を利用する際に必要となるパスワード情報を、
個別に生成・配付するときに使用します。
「印刷」をクリックすると、社員個人の打刻やログイン時のパスワード情報がPDF出力され、パスワードが有効になります。
【注意】パスワードのPDF出力操作は1回限りです。
これはPDF出力後、システム側で各社員のパスワード情報が暗号化処理されるためです。
よって「印刷」をクリックした後は、必ずPDFファイルの印刷またはファイル保存作業までを連続して行ってください。
⑩一括印刷(パスワード) 上記⑨のパスワードを一括で生成するときに使用します。
「一括印刷」(パスワード)をクリックすると1ファイル上にすべての社員のパスワード情報が一括でPDF上に出力され、パスワードが有効になります。
【注意】⑨の注意事項と同様
⑪パスコード タイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を使用する際に必要となるパスコード情報を、個別に生成、配付するときに使用します。
「印刷」をクリックすると、社員個人の打刻時に必要となるパスコード情報がPDF出力され、パスコードが有効になります。
【注意】パスコードのPDF出力操作は1回限りです。
これはPDF出力後、システム側で各社員のパスコード情報が暗号化処理されるためです。
よって「印刷」をクリックした後は、必ずPDFファイルの印刷またはファイル保存作業までを連続して行ってください。
⑫一括印刷(パスコード)   上記⑪のパスコードを一括で生成するときに使用します。
「一括印刷」(パスコード)をクリックすると1ファイル上にすべての社員のパスコード情報が一括でPDF上に出力され、パスコードが有効になります。
【注意】⑪の注意事項と同様

 

 

  氏名をクリックすると、さらに「マイページ編集」画面に移ります。

【マイページ編集】


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 ※は必須項目です

 

基本情報       
①アカウント状態      ※        

「有効」の状態で、出退勤打刻や「Focus U」へのログインが可能になります。
退職や休職等で「無効」にした場合は、社員自ら出退勤打刻や「Focus U」のログインができなくなります。(「無効」の場合でも管理者側は引き続き確認が可能です。)

②ログインID  「Focus U」へのログインのほか、タイムレコーダーの「打刻兼ログイン」「IDとパスワードで打刻」を利用する際に必要となるログインIDです。
変更ボタンから、ログインIDを変更することもできます。
③パスワード  「Focus U」へのログインのほか、タイムレコーダーの「打刻兼ログイン」「IDとパスワードで打刻」を利用する際に必要となるパスワードです。
④パスコード 

タイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際に必要となるパスコードです。

⑤社員コード 「Focus U」で管理する社員毎のコードです。
⑥敬称 必要に応じMr.Mrs.Ms.Dr.Prof.から選択します。
(Webタイムレコーダーを英語表示で運用した場合の表示で使用します)
⑦氏名  姓名は必ず分けて入力します。
⑧ふりがな  姓名は必ず分けて入力します。
⑨タイムレコーダー表記名 タイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際の、表記名を変更したい場合に使用します。
入力されている場合は、こちらの設定が優先表示され、空欄の場合は、上記⑦の氏名で設定した内容が用いられます。
(例)社内に「佐藤」という姓が多いので、タイムレコーダー上は略称やあだ名、通称を表示させ、スムーズに選択させたい場合。
⑩タイムレコーダー表記名ふりがな タイムレコーダーの「所属と名前を選択して打刻」を利用する際の、頭文字選択時の表記名を変更したい場合に使用します。
入力されている場合は、こちらの設定が優先して使用され、空欄の場合は、上記⑧のふりがなで設定した内容が用いられます。
(例)社内「さとう」という姓が多いので、タイムレコーダー上は略称やあだ名、通称を表示させ、スムーズに選択させたい場合。
⑪メールアドレス1~3 1人に対してメールアドレスを3つまで設定することができます。
社内情報  
⑫入社日 社員の入社年月日を設定する項目です。
⑬所属 

<管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理-「所属マスタ」で設定した所属をここで選択します。
※「所属マスタ」の設定を、初期値のままでお使いの場合は、「本社」扱いとなります。

⑭役職 社員の役職を設定する項目です。
⑮権限グループ

<管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理-「権限グループマスタ」で設定した権限グループをここで選択します。
初期値は「ユーザー」または「ユーザー管理者」となります。
選択した権限グループに応じて、勤務状況管理で表示される社員数が変わります。

⑯締日グループ 

<管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理-「締日グループマスタ」で設定した締日グループをここで選択します。
【注意】社員情報の一括取り込みの機能を使用した場合は、「タイムレコーダー管理」の「締日グループ設定」で選択した締日が初期選択となります。

⑰支給形態 <管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理-「支給形態マスタ」で設定した支給形態をここで選択します。
⑱勤務時間 <管理者のみ設定、編集可能項目>
マスタ管理-「勤務時間マスタ」で設定した勤務時間をここで選択します。
【注意】社員情報の一括取り込みの機能を使用した場合は、「タイムレコーダー管理」の「勤務時間設定」で選択した勤務時間が初期選択となります。
連携設定  
⑲勤怠就業管理ソフト用コード 別に運用している勤怠就業管理ソフトの社員コードと、「Focus U」のログインIDが異なる場合に、こちらの項目でお使いの勤怠就業管理ソフトの社員コードを設定しておきます。
これにより打刻情報を勤怠就業管理ソフトへ連携させる際の、社員特定が可能となります。
⑳給与計算ソフト用コード

別に運用している給与計算ソフトの社員コードと、「Focus U」のログインIDが異なる場合に、ちらの項目でお使いの給与計算ソフト上の社員コードを設定しておきます。
これにより「Focus U」側で集計した勤怠情報を給与計算ソフト上へ連携させる際の、社員特定が可能となります。

利用オプション情報  
㉑工数管理 工数管理オプション機能を使用するかしないかを社員毎に設定します。
こちらの選択はトライアル中のお客様と工数管理オプションも契約しているユーザー様のみ選択ができます。
その他  
㉒メモ 備考欄として必要に応じ使用する項目です。

 設定、編集後は必ず「上記内容で設定」ボタンをクリックします。

【重要】 パスワード、パスコード再発行処理について

●「パスワード」または「パスコード」のPDFファイルの印刷、保存をしないうちに、印刷済となってしまった。
●社員自らが変更した「パスワード」または「パスコード」を、本人が失念してしまい、打刻やログインができなくなってしまった。

このような場合は管理者側で、各社員への「パスワード」または「パスコード」の再発行処理を実行する必要があります。
(再発行処理は1人1人の個別出力となります。)

(例)渋谷 雄二さんの「パスワード」または「パスコード」を再発行する場合

 

 

以下、画面は「パスワード再発行の場合」

 

 新たに生成したこちらの「パスワード」または「パスコード」を、社員側に改めて通知してください。

【注意】
「パスワード」または「パスコード」の再発行処理自体は何回でも可能です。
ただし、再発行処理の都度、社員側は新しく生成された「パスワード」または「パスコード」での打刻やログインが必要になります。
(管理者側で再発行処理を実行した時点で、社員側は次回の打刻やログイン時に「旧パスワード」または「旧パスコード」による、打刻やログインが不可能となります。)

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