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勤務状況管理 - 勤務状況集計からの月次集計データ出力について(弥生給与 〈明細入力〉)

社員ごとの月次集計データを、弥生給与の明細入力画面(勤怠項目)に取り込む場合に使用します。

※あらかじめ、「システムメニュー」-「連携設定」-「給与計算ソフト」で、「弥生給与(明細入力)」の選択と、「管理者メニュー」-「社員情報管理」-「連携情報」の「給与計算ソフト用コード」に、弥生給与で設定している従業員コードを登録しておく必要があります。

1. ファイルの出力方法

①「管理者メニュー」→「勤務状況管理」→「勤務状況集計」を開きます

②出力したい年月を指定後、「年月を選択して表示」ボタンをクリックします。

 

 ③月次の集計値が表示されたら、「ファイル出力」ボタンをクリックします。

 ④「レイアウト」項目から「弥生給与(明細入力)パターン1」または「弥生給与(明細入力)パターン2」のいずれかを選択します。 

 

 ※「弥生給与(明細入力)パターン1」「弥生給与(明細入力)パターン2」のレイアウトの違い 

★「弥生給与(明細入力)パターン1」
遅刻、早退、普通残業の
回数や時間の各項目に関し、Focus U側で集計している項目単位でそのまま出力+合算で出力するパターン。

★「弥生給与(明細入力)パターン2」
遅刻・早退・普通残業の回数や時間の各項目に関し、合算で出力するパターン。(弥生給与の初期値で設定されている明細項目名称に合わせたパターン)

※上記黄色帯の項目について
「Focus U タイムレコーダー」側では遅刻、早退、普通残業に関する項目を分けて集計しています。
一方、弥生給与の明細項目の初期設定は、遅刻早退回数、遅刻早退時間、普通残業時間と合算された状態で設定されています。
そのため、いずれのパターンで出力した場合でも、合算した値で出力できるようになっています。

⑤「データ形式」項目が「CSV」となっていることを確認のうえ、「ダウンロード」ボタンをクリックします。 

これで社員毎の月次集計データが出力されたことになります。
 (通常は実行したパソコンのダウンロードフォルダに以下のファイル名で出力されます。)

「対象期間の西暦年月_締日の日付(指定したレイアウト名).txt」

(例)2016年12月末締め分を、弥生給与(明細入力)パターン1で出力した場合
   「201612_末日(弥生給与(明細入力)パターン1).txt」

  2. 「弥生給与」への取込方法

(弥生給与側の設定詳細につきましては、弥生株式会社様のカスタマーセンターにお問い合わせください。)

①弥生給与を起動し、メニューバーの「給与(P)」-「明細入力〈個人別〉」または「明細入力〈一覧表〉」を選択します。
(※「明細項目<個人別>」「明細項目<一覧表>」のどちらからでもデータの取り込みや設定を行うことが出来ます。)

 

②インポート対象の月になっていることを確認のうえ、さらにメニューバーの「ファイル(F)」-「インポート」を選択します。

③初回取り込み時はインポート形式の作成が必要なため、「新規」ボタンをクリックします。

④「インポート形式新規作成」の画面が表示されます。

⑤「名称」「インポート開始行」「フィールド区切」「時間表示形式」の4項目を以下のように設定します。

名称: 「Focus U インポート用」 (←分かりやすい名前で構いません)
インポート開始行: 
フィールド区切: カンマ
時間表示形式: 60進法

⑥出力したパターンに応じ、「全フィールド数」を以下の値で設定します。

「弥生給与(明細入力)パターン1」で出力したファイルをインポートする場合⇒「23」と設定

「弥生給与(明細入力)パターン2」で出力したファイルをインポートする場合⇒「17」と設定

⑦「フィールド設定」内の、各フィールド番号を一つ一つ選択しながら、設定を繰り返します。

まず「フィールド番号1」は、以下のように「従業員特定」を選択します。


続いて「フィールド番号2」は、以下のように「明細データ」を選択後、対象項目から「出勤日数」を選択します。

以後、「弥生給与(明細入力)パターン1」で出力したファイルの場合、フィールド番号3~23までの設定を繰り返します。
「弥生給与(明細入力)パターン2」で出力したファイルの場合は、フィールド番号3~17までの設定を繰り返します。

フィールド番号3~23まで設定した後の状態。(「弥生給与(明細入力)パターン1」で出力したファイルの場合)


フィールド番号1~17まで設定した後の状態。(「弥生給与(明細入力)パターン2」で出力したファイルの場合)

⑧いずれかのパターンに応じた「フィールド設定」を完了後、OKボタンをクリックすると、データインポートの画面に設定したインポート形式が追加されます


⑨引き続き「従業員マッチングリスト」をクリックします。

⑩「従業員マッチングリスト」画面が表示されます。「Focus U」の給与計算ソフト用コード※と、「弥生給与」の従業員コードが同一の場合は「自動作成」のボタンをクリックします。
※Focus U 側の弥生給与連携時の従業員コードは、管理者メニュー - 社員情報管理 - 連携情報の「給与計算ソフト用コ
 ード」にあらかじめ設定しておく必要があります。

⑪「従業員マッチングリスト項目自動作成」画面の、従業員特定文字項目で「従業員コード」を選択後、OKボタンをクリックします。


⑫「従業員マッチングリスト」画面で、従業員特定文字(従業員コード)と従業員名が一致していることを確認します。
 (もし、一致していない場合は、従業員特定文字のコードを選択し、修正ボタンを使ってマッチングします。)
 

⑬「データインポート」画面に戻り、「変更」ボタンからFocus U側からあらかじめ出力したテキストファイルを選択します。
 ファイル名「出力年月_締日(弥生給与(明細入力)パターン1).txt」もしくは「出力年月_締日(弥生給与(明細入力)パターン2).txt」

⑭インポートファイル名が表示されたら、「OK」ボタンをクリックします。

⑮正常にインポート処理が完了すると、以下のようなダイアログが表示されますので「OK」ボタンをクリックします。

 

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【注意】
インポート処理中に以下のマッチングのメッセージが表示された場合は、インポートファイル内に記述されているコード
と、弥生給与側の従業員コードが一致していないケースとなります。
表示されたコード分をインポート対象外とし、その他の従業員分の取り込み処理を続行したい場合は、「インポート対象外」を選択し、OKボタンで処理を続行することもできます。
ただ、通常は「インポート中止」のボタンをクリックのうえ、「Focus U 側の管理者メニュー - 社員情報管理 - 連携情報の「給与計算ソフト用コード」」を再度確認のうえ、ファイル出力をし直すことをおすすめします。



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 ⑯弥生給与の明細入力画面上の勤怠項目の値が取り込まれますので、1人1人値が正しいかどうか確認します。

 【注意】
※次回以降のインポート時は、上記手順の①②→⑧→⑬-⑯の手順で処理します。
※インポート中にエラーが発生した場合、「このまま続行する」を選択すると、エラーデータを含めすべてがインポートされます。
 「対象外」を選択するとエラーデータ以外は読み込まれます。
※すでにインポートしたファイルに再度インポート処理を実行した場合は、後からインポートしたデータに上書きされます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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